劉孟奇 :「充分準備」造就「成功簡報」（圖）

當我有機會訪談已經畢業，並在職場工作過一段時間的年輕人時，總喜歡問一個問題：「如果讓你的大學生活重來一次，你最想要改變的是甚麼？」在我的經驗裡面，最常聽到的一個答案是：「我會在課程需要做口頭報告的時候，主動爭取上臺報告，好磨練自己的簡報技巧！」
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在目前的職場中，簡報不只是許多工作的必要內容，更有著很高的重要性。一場令人印象深刻的成功簡報，可能「拯救」一個其實還需要加強的提案；而一場讓人覺得瀋悶、抓不到重點、覺得簡報者不用心、甚至誤導聽眾方向的簡報，則可以輕鬆「毀掉」一個花費許多心力的企畫。
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簡報是工作的「聚光燈時刻」

對個人而言，簡報其實是重要的「發光發熱」時刻。職場中的一個重要現實是：你如果一直「默默無聞」，就不要感嘆自己「懷才不遇」！要讓別人對你產生興趣，你必須有一定的「曝光度」。在日復一日的工作中，簡報就是「當聚光燈打在自己身上」的時候。你如果能把握這種關鍵的「舞臺時刻」，完成一場「精彩演出」，並在其中展現自己的專業能力與敬業態度，讓聽眾留下深刻的好印象，就可能對你的職涯發展產生非常正面的影響。

為甚麼有不少年輕人，會後悔當初在學校的時候，沒有好好掌握上課報告的機會，練習自己的簡報技巧？這就是因為他們在進入職場後，才深刻體會到簡報能力的重要性。

但是，為甚麼這些年輕人在學校時，會對於「上臺報告」一事避之唯恐不及？我想，一部分原因當然在於我們的教育制度偏重紙筆答題，在大學之前相當缺乏口頭報告的機會與訓練。另一個主要原因則在於：相較於「展現能力的機會」，許多人在面對簡報時，更擔心的是會不會因為表現不好，而在眾人面前「丟臉漏氣」的風險。

成功簡報秘訣：準備，準備，準備！

問題是，一旦進入職場之後，簡報往往是必要工作，就算是「趕鴨子上架」，也沒有逃避的藉口。不只於此，學校裡的老師其實一般都很和善，對於「不好的簡報」多半是「溫言鼓勵」；但是在職場中，「上不了台面」的簡報很可能直接得到「下不了臺」的嚴厲難堪。面對這種殘酷現實，也難怪會有很多人會懊悔當初沒有好好利用學校裡的「簡報友善環境」了。

無論如何，要讓簡報產生「發光發熱」的潛在效益，而不是成為「難堪漏氣」的巨大風險，除了「用心妥善準備」之外，別無其它快捷方式。就如同舞臺演出一般，縱使有再強的卡司、再好的設備，卻沒有用心針對觀眾的喜好進行表演設計，也沒有在正式演出前做過充分排演，結果很可能就是慘不忍睹。

說到「準備簡報」，許多人的腦海中大概會馬上浮現出「準備PowerPoint投影片」。的確，以目前計算機科技盛行的情形，在簡報時以投影片輔助已是常態，而如果運用得宜，也的確可以讓簡報生色不少。

「對投影片照本宣科」是大忌

但是，如果誤以為簡報的準備只是「將數據剪貼到投影片上」，同時簡報變成只是「對投影片照本宣科」，那就是大錯特錯。

為甚麼？因為簡報的目的是：「為聽眾創造正面的學習經驗，讓聽眾有效接收我們所要傳達的訊息，同時讓聽眾對自己留下正面印象。」

如果在簡報中，報告者只知道口頭重述投影片上的文字，這不只會讓聽眾覺得瀋悶厭煩，也容易讓聽眾因為缺乏引導而抓不到訊息重點。除此之外，這種簡報更會讓聽眾留下「報告者缺乏準備與自信」的不良印象。

如何準備簡報

在下面，我們提供幾個關於「如何準備簡報」的重點：

一、充分瞭解你的報告，使自己具有「專家權威性」

報告者一定要充分瞭解自己的報告內容與數據，特別是相關的事實與數據，必須充分理解，並能正確無誤地運用。使用術語時必須精準，推論的邏輯必須嚴謹。請盡量把報告的重要信息記憶下來，達到能夠不需要查閱書面就可以口頭引用的程度。只有當報告者展現出高度的「專家權威性」時，才能贏得聽眾的信任，並使自己的簡報具有足夠說服力。

二、選擇你要傳遞的核心訊息，並依此組織簡報

當一個報告者充分瞭解自己的報告內容以後，經常犯的一個錯誤是：想要在簡報中把自己知道的信息全部都報告出來。這不只會讓自己面臨「簡報不完」的尷尬風險，也會讓聽眾弄不清楚這場簡報要傳遞的主要訊息為何。
研究指出，一場簡報下來，大多數聽眾只能記住三個重要訊息。請基本上就選擇三個你要傳遞的核心訊息，並依此組織簡報。

在組織簡報時，注意：(1)留意時間的限制與分配，不要虎頭蛇尾；(2)要有清楚的說明結構與論證邏輯，特別是能回答以下三點──這個議題為甚麼重要？我的主張或結論是甚麼？我根據甚麼而得出我的主張與結論？(3)適時使用故事與比喻，可以提高聽眾的興趣，並加深他們的印象，但是不要離題。

三、注意開頭與結尾

一般而言，在簡報開頭處要能夠：(1)讓聽眾知道簡報的目的；(2)引起聽眾對議題的興趣；(3)讓聽眾知道簡報的概要內容與進行架構。在簡報結尾處則可以摘要與強調整個簡報所要傳遞的核心訊息。請注意在開頭處要有感謝性的禮貌開場白（建議不要用不相干的玩笑話來開場），在結尾處則要感謝聽眾的聆聽，並歡迎聽眾提出問題。

四、不要濫用PowerPoint

PowePoint投影片的用處在於：(1)協助聽眾掌握報告的結構與脈絡；(2)協助聽眾掌握重要論點與邏輯順序；(3)協助聽眾掌握報告中的重要數字、術語或定義。投影片的字句應盡量精簡，不會讓報告者淪為「投影片播報員」。注意檢查投影片中信息的正確性，因為一個錯誤數據就可以重傷整個簡報。如果要使用PowerPoint的話，請記得一定要事先確認器材設備及計算機檔案能正確運作。

PowerPoint當中有許多很炫的製作技巧，但是喧賓奪主的風險也高，我自己傾向於不要使用。如果你要在簡報當中放入一些圖片或影片，請記得適度，不要反過來中斷與干擾自己的報告流暢性。

五、注意服裝儀容與肢體語言

聽眾會根據穿著來判斷報告者的專業性與敬業態度，合宜正式的穿著也有助於自己專注在報告上面。一個簡單的穿著標準是「比你的聽眾高一個層級」；保險的穿著則是「深色專業衣著」，男生穿襯衫打領帶，女生穿套裝，基本上都不會有問題。也請注意穿著正式的鞋子。

注意自己的肢體語言必須能顯露出自己的熱忱與自信心。把身子朝向聽眾略微前傾，不要讓聽眾覺得疏遠；維持眼神與聽眾交會，並且用「遠近左右交替」的方法，讓自己的眼神與每一個區域的聽眾都能交會。

六、瀋穩冷靜回答問題

簡報就要準備回答問題。「充分準備」是成功回答問題的前提。不要在心態上畏怯提問，更不能在肢體語言表現出來。記得：如果能夠成功回答高度挑戰性的問題，往往也就確立了別人對於簡報的正面評價。

專注聆聽提問者，並在完整聽完提問後再回答；在回答問題時，先謝謝提問人。如果遇到敵意性的問題，用中立而不帶情緒的方式響應。記得最重要的事情不是「以牙還牙」，而是聽眾對於自己風度的印象。遇到真的不知道如何回答的問題時，沉著冷靜地承認自己現在並不清楚這個問題的答案，但是會盡快把答案找出來。千萬記得，不管在哪一種情形下，都不要尷尬傻笑或「裝可愛」。

来源:《看》雜誌第34期

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