刘孟奇:不要让“紧急的事”淹没“重要的事”(图)
给年轻人的职涯了望台
要怎么把时间挤出来给“重要但不紧急”的事情?需要花那么多时间阅读与转寄别人转寄的e-mail吗?需要花那么多精神在msn上面吗?Getty Images
在过去半年内,你是不是在工作上非常忙碌?如果是的话,请想一想:在过去半年内花掉许多时间所做的种种事情,有没有不少是可以让你在中长期收割成果的?
如果你的答案是肯定的话,恭喜你!你显然善于把时间分配到"重要的事情"上面;但是如果你的答案是否定的话,请小心,你或许已经让"紧急但不太重要"的事情占满你的时间,而这将会侵蚀你的长期竞争力。
怎么区别"紧急"与"重要"的事?简单地说,紧急的事是截止期限已经逼在眼前(或者说"火烧屁股")的事情,而重要的事则是会在长期产生影响的事情。
"紧急"与"重要"不必然互斥,有些事情既紧急又重要。举例而言,你可能临危受命,负责赶出一个重大企画案。无论如何,有许多紧急的事情纯粹只是救火。一个恶性循环的情形是:你不断发现自己处于"火烧眉毛、且顾眼下"的情境,并因此精疲力竭、分身乏术,而无法未雨绸缪,结果还是必须持续"临渴掘井"。
我们可以把事情分成"紧急与重要"、"紧急但不重要"、"重要但不紧急"、"不重要也不紧急"四类。对于"紧急与重要"的事情,当然要全力去做。但是我们经常面对的问题是,长期下来,发现自己分配在"重要但不紧急"上面的时间太少,也严重限制自己长远发展的高度与可能性。
要怎么把时间挤出来给"重要但不紧急"的事情?最明显的地方,当然是尽量减少"不重要也不紧急"的事情。举例而言,需要花那么多时间阅读与转寄别人转寄的e-mail吗?需要花那么多精神在msn上面吗?
不过,吃掉时间最凶的,通常还是"紧急但不重要"的事情。一旦有这种情形,请检视一下:如果你反覆做类似的救火工作,这或者代表你处理事情的习惯流程有明显问题,所以才会鬼打墙似地不断遇上相同麻烦;或者代表你接下了远超过你所能负担的事情,所以才会一直处于不胜负荷的状态。
如果是前者,那么你需要静下心来,好好想一想,如何改掉习惯性的毛病,建立一套不会经常放火的标准作业流程;如果是后者,你可能需要狠下心来,把那些真的无力负担的人情推掉。有时候,你不去找事,事不来找你;而如果事不来找你,人就不来找你的话,可能就代表这些事与人其实也没那么重要。
我自己的一个心得是:不管是紧急的事或重要的事,都尽量养成"切割处理"的习惯。就紧急的事而言,早点起个头,完成40%,以在截止期限来临前只剩60%要做,这就跟"时间要到了,却什么都还没做"差别很大。就重要的事而言,再怎么忙与累,每天都持续做一点,有整段空白时段时才能大有进展。
让自己能持续投资足够时间在"重要的事"上面,长期下来,必定能感受到这个习惯带来的莫大好处。
来源:看杂志37期
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